第一章 總 則
第一條 畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)管理工作是學(xué)院的重要基礎(chǔ)工
作之一，為了加強(qiáng)畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)工作管理，使畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生教育與畢業(yè)生派遣工作中的作用，根據(jù)國家、教育部相關(guān)政策的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際，特制訂本辦法。
第二條 就業(yè)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)管理工作。
第二章 職責(zé)分工
第三條 學(xué)生處與各系部、教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、匯總、分類、整理、管理學(xué)生在校期間政治、思想、學(xué)習(xí)、考試、考核、獎(jiǎng)懲等方面材料（含中學(xué)檔案），并如實(shí)填寫、登記、歸檔，以保證檔案資料的系統(tǒng)、完整。在學(xué)生畢業(yè)前一個(gè)月，由各系部將畢業(yè)生檔案移交就業(yè)指導(dǎo)部門。
第四條 就業(yè)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)各類檔案材料的交接工作；制作并供應(yīng)全院畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)管理所需的檔案袋、登記表、登記簿、轉(zhuǎn)遞單等材料；協(xié)調(diào)處理畢業(yè)生離校后檔案的相關(guān)事宜。
第三章 材料歸檔
第五條 學(xué)生檔案由系部在學(xué)生正式報(bào)到注冊(cè)后建立。學(xué)生歸檔材料的主要內(nèi)容包括《畢業(yè)生登記表》、高中檔案、入學(xué)登記表、學(xué)生原中學(xué)或轉(zhuǎn)來的歸檔材料及在校期間表現(xiàn)等歸檔材料。
第六條 學(xué)生在校期間歸檔材料的范圍：
1、學(xué)生的獎(jiǎng)懲材料；
2、學(xué)生的團(tuán)組織材料；
3、學(xué)生的黨組織材料；
4、學(xué)生在校期間的成績表及相關(guān)材料；
5、學(xué)生助學(xué)貸款材料；
6、學(xué)生的體檢材料；
7、大專院校畢業(yè)生登記表；
8、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證第二聯(lián)；
9、其它經(jīng)學(xué)校審定為有必要?dú)w檔的材料。
第七條 學(xué)生檔案材料的歸檔要求：
1、凡按規(guī)定應(yīng)由個(gè)人填寫的歸檔材料，本人必須如實(shí)填寫；在署名時(shí)必須署本人戶口法定姓名且要與入學(xué)錄取名冊(cè)中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替；
2、歸檔材料的內(nèi)容在填寫過程中必須認(rèn)真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯(cuò)別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用黑色鋼筆或簽字筆填寫；
3、歸檔材料必須齊全、完整，歸檔材料必須有負(fù)責(zé)人簽字及單位公章，并按規(guī)定辦理移交手續(xù)。
第四章 檔案轉(zhuǎn)遞
第八條 學(xué)生畢業(yè)離校后的一個(gè)月內(nèi)，就業(yè)指導(dǎo)部門應(yīng)及時(shí)將已派遣的畢業(yè)生檔案按派遣方案和轉(zhuǎn)檔要求，通過中山市郵政局機(jī)要科寄至相關(guān)管理部門；被派遣至中山市就業(yè)的畢業(yè)生檔案送至中山市人才交流服務(wù)中心。
第五章 檔案流轉(zhuǎn)管理
第九條 檔案流轉(zhuǎn)管理人員必須是中共黨員。
第十條 畢業(yè)生檔案及歸檔材料移交必須當(dāng)面點(diǎn)清、核查，責(zé)任由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。
第十一條 凡查閱畢業(yè)生檔案一般在檔案室內(nèi)進(jìn)行，閱檔時(shí)不得涂改內(nèi)容、損壞檔案材料，不得查閱與其無關(guān)的他人檔案并要注意保密，否則追究其法律責(zé)任。
第十二條 畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)中嚴(yán)禁弄虛作假，嚴(yán)禁學(xué)生或其他個(gè)人私自攜帶、領(lǐng)取畢業(yè)生檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象，將追究當(dāng)事人責(zé)任。
第十三條 畢業(yè)生檔案袋須使用學(xué)院統(tǒng)一印制的檔案專用袋。
第十四條 就業(yè)指導(dǎo)部門于每年的畢業(yè)期接收當(dāng)屆正常畢業(yè)的學(xué)生檔案。
第十五條 有下列行為之一的，學(xué)院對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
1、玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
2、違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
3、涂改、偽造檔案的；
4、擅自出賣、贈(zèng)送、交換檔案的；
5、不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；
6、其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第六章 附 則
第二十二條 本辦法適用于中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院全日制專科學(xué)生。
第二十三條 本辦法由就業(yè)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)解釋。
第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。
第二十五條 原《中山火炬職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)生檔案管理制度》（中火職招[2006]7號(hào)）》同時(shí)廢止。
